Assistante, assistant de direction - Service du développement organisationnel (25178)

Workland       |    Location:Canada       |    Country:Canada

Titre du poste :  Assistante, assistant de direction (NBN31) Secteur de travail | Unité organisationnelle :  Service du développement organisationnel (6356)      Groupe d'emploi :  Soutien administratif Numéro du poste :  A576 Statut :   Régulier temps complet Horaire : Régulier 35 heures / semaine     Pavillon :  D : Athanase-David   EXIGENCES NORMALES : Scolarité :  Diplôme d'études secondaire  Expérience :  Quatre (4) années d'expérience pertinente Autres :  Aptitude en communication et organisation d’évènements, excellente maitrise du français écrit, autonomie, goût pour le travail d’équipe et le mode projet      Salaire :  Entre 43 095 $ et 57 466 $ Classement salarial :   6 DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION : Sous la direction du, de la supérieur(e) immédiat(e), cette personne exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du bureau en son absence. La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines www.rhu.uqam.ca/NBN31. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) : Cette personne:  Renseigne les personnes concernées de certaines politiques et procédures d'ordre courant; Assure le suivi des déclarations de congés, de vacances et d’absence du personnel, ainsi que le suivi administratif des requêtes de travail, des signatures d’ententes, des approbations, des formulaires administratifs, du traitement des contrats et des réquisitions internes générales; Dépouille le courrier et répond elle-même à certaines correspondances;  Utilise couramment des logiciels de bureautique et prépare des projets de réponse sur des sujets plus complexes et les soumet à son.sa supérieur.e;  Fait les réservations de train, avion, hôtel et prépare les formules appropriées;  Organise les réunions, établit l'horaire et fait les réservations de locaux;  Achemine la documentation relative aux différents comités internes et externes et communique avec les autres universités et certains organismes gouvernementaux;  Tient l'agenda de son.sa supérieur.e et prend les dispositions s'y rattachant; filtre les communications téléphoniques et donne des renseignements d'ordre courant;  Reçoit et dirige les visiteurs vers les personnes concernées;  Soumet à son.sa supérieur.e au moment opportun les dossiers en suspens;  Assiste son.sa supérieur.e dans le contrôle budgétaire; Assure le traitement administratif des factures, de la conciliation budgétaire, des états de compte, des demandes de remboursement. L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.